Memastikan Kelestarian Perniagaan: Cara Untuk Menyediakan Program Kerja Jarak Jauh Yang Efektif

4 mins read 06 Mar 2020

Tidak kiralah kita mempunyai polisi kerja jarak jauh ataupun tidak, kebanyakan pekerja memang akan menyiapkan sesetengah tugas di luar pejabat. Semak e-mel di rumah, buat panggilan semasa di dalam perjalanan dan membalas pesanan sementara menunggu secawan kopi.

Walau konsep ini bukanlah sesuatu yang baru, perlaksanaan program kerja jarak jauh yang efektif bukanlah semudah 'Baiklah, anda semua boleh bekerja di rumah seminggu sekali.' Anda perlu melihat dari segi nilai keseluruhan perniagaan, iaitu memastikan pekerja dapat bertugas secara efektif tidak kira di mana mereka berada.

Menyelesaikan masalah pemutusan rangkaian

Solusi Unified Communications as a Service (UCaaS) menyediakan, menyelaraskan, menguruskan, memberi akses dan menjaga keselamatan setiap aplikasi serta bantuan agar anda dan pekerja dapat bertugas secara efisien, produktif dan dapat berkolaborasi bersama ahli syarikat anda. Bukan ini sahaja kelebihan yang diberikan oleh UCaaS.

Kehebatan UCaaS terletak kepada fungsi kesatuan. Dengan kadar penambahan aplikasi terbaru, jumlah aplikasi komunikasi, kolaborasi dan produktiviti kini meningkat dengan pesat sama ada yang berbayar atau percuma. Mari kita lihat dari sudut fungsi tunggal perniagaan: Pada tahun lepas sahaja, terdapat sebanyak 7000 penyelesaian untuk pemasaran sahaja. Oleh kerana itu, setiap peranti, jabatan, mahupun individu, kini akan dapat dan akan memilih dan mengakses dari pelbagai jenis sumber.

Adakah ia sebuah masalah?

Bayangkan anda ingin menyelaraskan sekumpulan pekerja yang tidak sehaluan. Bayangkan anda perlu jejak atau menguruskan akses, keselamatan dan bantuan bagi beribu jenis aplikasi berlainan.

Itulah sebabnya mengapa UCaas akan mengubah landskap tersebut. Daripada menggunakan aplikasi yang berasingan yang tidak berhubung, penyelesaian berkonsep kolektif kini boleh didapati hanya melalui satu paparan.

Pekerja anda masih boleh mengakses beribu jenis aplikasi yang boleh didapati, tapi kini ia akan ditapis, disokong dan dilindungi oleh IT dan ia mudah untuk diintergrasikan ke sistem anda.

Bagaimana teknologi membantu polisi

Dengan menjadikan platform komunikasi bersatu ini sebagai asas, anda kini boleh merangka polisi dengan menjawab beberapa soalan penting berikut:

1. Siapa yang layak?
Salah satu sebab mengapa pengurus sesebuah syarikat tidak membenarkan pekerjanya untuk bekerja dari rumah ialah kerana sesetengah tugas perlu dilaksanakan di pejabat. Adakah ia adil buat pasukan bantuan IT anda untuk bekerja dari rumah manakala penyambut tetamu perlu berada di pejabat lima hari seminggu? Inilah sebabnya mengapa ia penting untuk memberi tugasan pekerjaan di rumah mengikut jawatan setiap individu. Jawatan penjualan, perakaunan, penyelidikan, reka cipta, pemprogramman dan banyak lagi selalunya boleh dilakukan di mana-mana kawasan yang mempunyai sambungan internet. Jawatan lain bagaimanapun (pembantu kedai, pelayan restoran) memerlukan mereka untuk berada di premis.

Tip: Bincang bersama pekerja anda untuk mengetahui adakah jawatan mereka mampu untuk bekerja dari jauh. Dunia kini penuh dengan teknologi yang membenarkan mesin beroperasi secara automatik - seperti pembedah - justeru memberi kita peluang untuk bekerja dari jauh. Potensinya memang melangkaui jangkaan.

2. Bagaimana untuk mengetahui jika ia berfungsi?
Sebagai seorang pengurus, masa yang diluangkan di ruang bekerja tidak semestinya produktif. Jadi, pastikan anda mencipta kayu ukur yang sesuai untuk menilai program pekerjaan jarak jauh (contohnya, jumlah hari cuti sakit yang berkurangan, tempoh penyiapan projek yang lebih pantas dan lain-lain) serta prestasi pekerja (menepati tarikh akhir projek, jumlah panggilan yang dibuat, jumlah kes yang diselesaikan dan lain-lain).

Tip: Gunakan fungsi laporan dan analisa diintergrasi yang boleh didapati di pelbagai solusi UCaaS untuk membantu anda menjejak perkembangan dan menyelesaikan setiap masalah.

3. Apakah jawatan yang penting untuk sentiasa berkomunikasi dan bila waktu yang sesuai?
Waktu tersebut tidaklah sepenting garis panduan yang perlu dibuat oleh setiap syarikat. Contohnya, pekerja haruslah boleh dihubungi (atau mereka perlu membalas dalam tempoh masa 10 minit) di antara jam 11 pagi ke 5 petang, ditolak dengan waktu rehat tengahari. Setelah anda mempunyai lebih kepercayaan kepada pekerja anda, inilah masanya untuk memberikan mereka sedikit kelonggaran untuk meningkatkan fleksibiliti.

Tip: Gunakan aplikasi chat dan kalendar UCaaS untuk mengurus pekerja dan berkongsi jadual mereka.

Ensuring Business Continuity: How to Set Up an Effective Remote Work Programme

4. Apa yang perlu dilakukan jika pekerja jarak jauh memerlukan bantuan?
Siapakah bantuan pakar IT yang boleh dihubungi oleh pekerja berikut? Siapakah HR yang boleh dihubungi? Pastikan pengurus memelihara polisi pintu alam maya terbuka supaya mereka mengetahui bila dan siapa yang perlu dihubungi. Bagi pekerja jarak jauh pula, pastikan mereka mengetahui tempoh masa untuk menerima maklum balas.

Tip: Gunakan fungsi UCaaS untuk membenarkan pekerja jarak jauh anda dapat mengenal pasti dan menghubungi individu penting semudah satu klik, tidak kiralah sama ada pengurus, bantuan IT, pelanggan atau pekerja lain.

5. Bagaimana pula dengan keselamatan?
Siapakah yang akan menyimpan dan menjaga peralatan dan perisian pekerjaan jarak jauh? Jika mereka bekerja dari kafe misalnya, adakah mereka dibenarkan untuk menggunakan WiFi awam (tidak bercagar) atau membuat panggilan penting? Pastikan mereka memahami dan setuju dengan cara untuk mencegah ancaman mudah alih.

Tip: Kebanyakan solusi UCaaS tertakluk dengan piawaian pengurusan keselamatan (untuk mengenal pasti dengan mudah, lihat platform yang diperakui ISO/IEC 27001).

Melaksanakan program anda

COVID-19 memaksa banyak syarikat untuk terburu-buru menyiapkan program pekerjaan jarak jauh mereka. Mujurlah anda masih mempunyai masa untuk mencuba. Benarkan sekumpulan kecil pekerja untuk bekerja dari jauh selama tiga bulan untuk membolehkan anda menilai dan memperbaiki polisi sebelum meneruskan operasi seperti biasa. Jika bernasib baik, anda telah melaksanakan sebuah program yang membenarkan pekerja anda untuk menjadi lebih produktif, gembira dan setia untuk bersama dengan syarikat anda.